8 porad w temacie porządkowania dokumentów firmowych i dostarczania ich do biura rachunkowego

Kwi 30, 2020 | Inne

Nadchodzi taki dzień (raz w miesiącu lub raz na kwartał), w którym musisz zmierzyć się ze zgromadzonymi dokumentami firmowymi – fakturami, rachunkami, rozliczeniami – i dostarczyć je do swojego biura księgowego. Jeżeli jesteś jedną z osób, które stresują się tym obowiązkiem, a przez to notorycznie spóźniają z wysłaniem papierów albo toną w stosach porozrzucanych dokumentów, mam dla Ciebie 8 porad, które pomogą Ci dużo sprawniej odnajdywać się w dokumentacji firmowej,  a co za tym idzie – również dostarczać ją księgowej nie tylko na czas, ale też bez stresu i niepotrzebnego pośpiechu.

1. Przygotuj swój komputer

Proces porządkowania dokumentów rozpoczniemy od szczegółu do ogółu. Na początek – komputer. Ponieważ w dzisiejszych czasach większość faktur wystawiamy i otrzymujemy w wersji cyfrowej, Twój komputer musi być odpowiednio przygotowany do gromadzenia dokumentów.

Utwórz folder „Dokumenty firmowe”, a w nim foldery z poszczególnymi latami. Aktualny będzie nosił nazwę „2020”.

W folderze „2020” utwórz 12 podfolderów uszeregowanych chronologicznie – od 01 do 12 – będą one odpowiadały każdemu miesiącowi roku.

W folderach miesięcznych stwórz jeszcze po trzy podfoldery – o nazwach typu „Faktury kosztowe”, „Faktury przychodowe” oraz „Potwierdzenia przelewów”. Twoja baza jest już gotowa!

2. Działaj na bieżąco

Nie dopuszczaj do sytuacji, w której na początku miesiąca w panice przeglądasz skrzynkę e-mail, folder „Pobrane”, pulpit komputera albo strony sklepów w poszukiwaniu zaginionych dokumentów. Otrzymałeś fakturę? Zapisz ją w odpowiednim folderze (ten przecież masz już przygotowany!). Wystawiłeś fakturę? Nie czekaj, umieść ją we właściwym miejscu. Wykonałeś przelew na konto Urzędu Skarbowego? Jego potwierdzenie pobierz i zapisz od razu. Oczywiście tam, gdzie trzeba.

W ten sposób już nic Ci nie zginie!

3. Odpowiednio nazywaj pliki

Jeżeli nie chcesz mieć bałaganu w dokumentach, to podczas zapisywania plików z fakturami i rachunkami od razu odpowiednio je nazywaj. W przypadku faktur przychodowych najlepiej pozostawić ich numery, dzięki czemu będą odpowiednio uszeregowane i łatwo dostępne. Jeżeli chodzi o faktury kosztowe, to tutaj lepiej niewiele mówiące nam numery dokumentów zastąpić czytelnymi nazwami, takimi jak np. „Oprogramowanie pocztowe”, „Abonament na magazyn”, „Hosting” itd.

4. Znajdź miejsce dla dokumentów papierowych

Choć świat idzie w stronę cyfryzacji, jeszcze nieraz natrafisz w punktach handlowych i usługowych na klasyczne faktury papierowe. Co z nimi robić? Na początek – odpowiednio przechowywać. Na temat organizacji firmowego archiwum przeczytasz więcej we wpisie „Jak przechowywać dokumenty firmowe?”, natomiast w skrócie podpowiem, że musisz dla dokumentów z danego miesiąca znaleźć jedno miejsce przechowywania – skoroszyt, segregator, pojemnik archiwizacyjny – w którym na bieżąco będziesz gromadzić wszystkie papiery, jakie finalnie musisz dostarczyć biuru księgowemu. Na razie tylko je gromadź i nie skanuj pojedynczo – tym zajmiemy się później.

5. Wyznacz dzień na porządki w papierach

Nie da się ukryć – dzień, w którym musisz zająć się dokumentami, kiedyś nadejdzie. Ale jeśli wypełniasz skrupulatnie poprzednie punkty i odpowiednio dbasz o porządek w swoich papierach, nie musisz się obawiać – pójdzie Ci szybko i sprawnie.

Miej z góry ustalony dzień – np. trzeci dzień miesiąca – w którym poświęcisz czas na zajęcie się właśnie swoimi dokumentami firmowymi. Na początek zdigitalizuj wszystkie papiery zgromadzone w teczce czy skoroszycie. Możesz to zrobić za pomocą skanera, aparatu w telefonie lub aplikacji do skanowania na smartfony (np. Scanbot) – zaletą tego ostatniego rozwiązania jest błyskawiczne generowanie pliku PDF.

Następnym krokiem jest umieszczenie zeskanowanych dokumentów w odpowiednich folderach i przejrzenie wszystkich zgromadzonych plików. W tym miejscu musisz skontrolować, czy liczba faktur przychodowych zgadza się z tą w programie do wystawiania faktur (jeśli takowego używasz), czy liczba skanów zgadza się ze stanem faktycznym, czy zgromadziłeś wszystkie potrzebne potwierdzenia itd.

Dopiero po przejrzeniu i skontrolowaniu wszystkich dokumentów i ewentualnym uzupełnieniu braków, możesz przejść do dostarczania ich do biura rachunkowego.

6. Dostarczaj dokumenty elektronicznie

Jeżeli tylko jest to możliwe – tzn. że pozwala Ci na to umowa i że nie potrzebujesz załatwiać niczego osobiście – staraj się dostarczać dokumenty firmowe drogą elektroniczną. Spakuj wszystkie pliki z danego miesiąca w jeden (np. za pomocą programu WinRar) i dostarcz mailem lub inną drogą elektroniczną, jaką udostępnia Twoje biuro (np. poprzez dedykowaną platformę do przesyłania dokumentów).

Działając w ten sposób zaoszczędzisz czas, unikniesz niepotrzebnego przemieszczania się i dużo sprawniej dostarczysz swoje dokumenty do właściwej osoby.

7. Rób kopie zapasowe

Tworzenie kopii zapasowych jest ważne zarówno z punktu widzenia bezpieczeństwa – awarie sprzętu nie są przecież niczym rzadkim, jak i wygody – aby mieć dostęp do plików firmowych w każdym momencie. Dlatego właśnie warto dokumenty kopiować na dysk zewnętrzny (taki jak pendrive) oraz do wirtualnej chmury. Czym jest chmura? Prywatną przestrzenią dyskową w internecie, do której mamy dostęp z poziomu komputera, smartfona i innych urządzeń mobilnych.

Przykładem rekomendowanych chmur internetowych są: OneDrive (rozwiązanie płatne, część pakietu Office), Dysk Google oraz DropBox.

8. Archiwizuj dokumenty

Na koniec warto zadbać o archiwizację wszystkich dokumentów. Nawet jeśli nie masz takiego obowiązku, to wszystkie papiery firmowe – nawet sprzed wielu lat – dobrze jest mieć pod ręką. Nie jest to szczególnie uciążliwe w przypadku dokumentów cyfrowych, dlatego w swoim komputerze oraz na dysku zewnętrznym znajdź odpowiednią przestrzeń dla starych faktur, umów, rachunków i potwierdzeń przelewów, które być może jeszcze kiedyś Ci się przydadzą.

Powodzenia!

Dlaczego warto założyć firmę?

Jesteś freelancerem i przytłacza Cię liczba umów do podpisania z kolejnymi zleceniodawcami? A może jesteś świetnym fachowcem i masz poczucie, że etat Cię ogranicza? Czujesz, że pora zrobić duży krok naprzód i rozwinąć skrzydła? Niewykluczone, że rozwiązaniem Twoich...

Jak zdobyć dofinansowanie dla firmy?

Wiele osób decydujących się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej zastanawia się nad sposobami pozyskiwania środków na start. Inne – prowadzące biznes już jakiś czas – poszukują z kolei wsparcia w rozwoju swojej firmy. W naszym kraju od lat funkcjonują...

Optymalizacja podatkowa – jak płacić niższe podatki?

„W jaki sposób uniknąć płacenia podatków?”, „Co zrobić, żeby podatki były jak najniższe?”, „Czy podatków można nie płacić wcale?” – oto jedne z pytań, które księgowe otrzymują regularnie – zarówno od początkujących przedsiębiorców, jak i tych bardziej doświadczonych....

Jak zorganizować pracę z domu?

  Praca zdalna to temat doskonale znany freelancerom oraz osobom prowadzącym jednoosobowe działalności gospodarcze. W ostatnim czasie temat ten stał się bliski także wielu polskim pracownikom, którzy zmuszeni byli przenieść się z obowiązkami zawodowymi do...

5 błędów początkujących przedsiębiorców

  Zakładasz firmę i wypełnia Cię entuzjazm. Oczami wyobraźni widzisz siebie jako właściciela prężnie działającego biznesu – chwalisz się wizytówkami, dopieszczasz stronę internetową, myślisz o sobie jako o przedsiębiorcy, który może zawojować świat (albo...

Jak zmienić formę opodatkowania w 2020 roku?

Prowadzisz firmę i chciałbyś zmienić formę opodatkowania w roku 2020? Masz czas do 20 lutego! Jedną z decyzji, jaką musimy podjąć w momencie zakładania działalności gospodarczej jest wybranie formy opodatkowania. Do wyboru mamy: opodatkowanie na zasadach ogólnych...

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Choć jeszcze kilka lat temu zakładanie firmy w Polsce kojarzyło się ze staniem w kolejkach i wypełnianiem stosów papierów, obecne rozwiązania mocno upraszczają sprawę i tak naprawdę zdecydowaną większość formalności załatwimy drogą internetową. Jeżeli myślisz o...

Czym różni się przychód od dochodu?

Jaka jest różnica między przychodem a dochodem – jak się okazuje, to zagadnienie sprawia problem wielu osobom, również prowadzącym działalność gospodarczą, które mylą oba te pojęcia lub stosują je zamiennie, uważając za tożsame. W rzeczywistości różnica między nimi...

Jak zadbać o finanse w jednoosobowej działalności?

Jednym z największych wyzwań początkujących przedsiębiorców jest znalezienie balansu pomiędzy życiem osobistym i pracą, a co za tym idzie – również rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych. Brak wyraźnej granicy między nimi powoduje, że właściciel działalności...

NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 r.

      Zakaz wystawiania faktur do paragonów bez NIP od 1 stycznia 2020 r.    Od 01.01.2020 r., w przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej, fakturę na rzecz podatnika (firmy) można wystawić wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający...

Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Dokumentacja firmowa i jej odpowiednie przechowywanie to nie byle jaka kwestia. Prawo wymaga od nas, byśmy przez konkretny okres czasu składowali wszystkie niezbędne dokumenty. Na początku działalności wydaje się, że wystarczą na to jeden czy dwa segregatory, ale z...

Samodzielnie czy z biurem – jak prowadzić księgowość?

  Każda osoba zakładająca działalność gospodarczą staje przed tymi samymi dylematami, co inni – jaką formę opodatkowania wybrać, czy i gdzie założyć konto firmowe, w których miejscach się reklamować itd. Nie mniej istotną kwestią pozostaje jednak to, w jaki...

Biała lista podatników VAT – co trzeba wiedzieć

  Od 1 września 2019 r. funkcjonuje tzw. biała lista podatników VAT. Można ją znaleźć pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/   Baza ta informuje m. in. czy dany podatnik jest zarejestrowany do VAT, jeśli nie, to z jakiego...

Biuro rachunkowe – ceny

W końcu jest! Moja własna, wymarzona firma.   Czy nie takie radosne myśli krążyły Ci po głowie w dniu, kiedy dopełniłeś wszystkich formalności związanych z rejestracją firmy? Też tak miałam. Zawsze będę pamiętać początki mojej działalności. Różni nas tylko jedno....

Kontrahent nie płaci? Odzyskaj zapłacony VAT!

Procedura odzyskiwania VAT od faktur sprzedaży, które nie zostały opłacone przez naszych kontrahentów nie jest niczym nowym. To tzw „ulga na złe długi”. Z początkiem 2019 roku weszły jednak w życie zmiany, które ułatwią korzystanie z ulgi w praktyce. Jak więc wygląda...

Wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy

Od stycznia 2019 r. zmieniają się zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę. Podstawową formą wypłaty wynagrodzenia będzie przelew na rachunek bankowy. Wypłata w formie gotówkowej będzie możliwa tylko wtedy, gdy pracownik złoży pisemny wniosek w tej sprawie. Do 21...

Niższy ZUS dla małych firm

Od 1 stycznia 2019 roku część małych firm będzie mogła skorzystać z możliwości opłacania niższych składek ZUS. Ich wysokość nie będzie już ustalona ryczałtowo, będzie zależała od przychodu firmy.   Kto będzie mógł skorzystać z nowego rozwiązania? Ustawa dotyczy...

Od 01.2018 tylko jeden przelew do ZUS

Od 1 stycznia 2018 r. każdy przedsiębiorca będzie dokonywał płatności z tytułu wszystkich należnych składek na jeden indywidualny numer rachunku. Płatność będzie dokonywana standardowym poleceniem przelewu. Nie będzie już potrzeby podawania wielu informacji...

Ulga na dziecko 2014 – zmiany

Roczna ulga podatkowa na dzieci funkcjonuje w Polsce już od jakiegoś czasu, dotąd jednak wiązało się z nią pewne ograniczenie. Mianowicie osoby uzyskujące na tyle nieduże dochody, że ich roczny podatek był niższy niż przysługująca im ulga na dziecko, nie miały...