1. Przygotuj swój komputer
Proces porządkowania dokumentów rozpoczniemy od szczegółu do ogółu. Na początek – komputer. Ponieważ w dzisiejszych czasach większość faktur wystawiamy i otrzymujemy w wersji cyfrowej, Twój komputer musi być odpowiednio przygotowany do gromadzenia dokumentów.
Utwórz folder „Dokumenty firmowe”, a w nim foldery z poszczególnymi latami. Aktualny będzie nosił nazwę „2020”.
W folderze „2020” utwórz 12 podfolderów uszeregowanych chronologicznie – od 01 do 12 – będą one odpowiadały każdemu miesiącowi roku.
W folderach miesięcznych stwórz jeszcze po trzy podfoldery – o nazwach typu „Faktury kosztowe”, „Faktury przychodowe” oraz „Potwierdzenia przelewów”. Twoja baza jest już gotowa!
2. Działaj na bieżąco
Nie dopuszczaj do sytuacji, w której na początku miesiąca w panice przeglądasz skrzynkę e-mail, folder „Pobrane”, pulpit komputera albo strony sklepów w poszukiwaniu zaginionych dokumentów. Otrzymałeś fakturę? Zapisz ją w odpowiednim folderze (ten przecież masz już przygotowany!). Wystawiłeś fakturę? Nie czekaj, umieść ją we właściwym miejscu. Wykonałeś przelew na konto Urzędu Skarbowego? Jego potwierdzenie pobierz i zapisz od razu. Oczywiście tam, gdzie trzeba.
W ten sposób już nic Ci nie zginie!
3. Odpowiednio nazywaj pliki
Jeżeli nie chcesz mieć bałaganu w dokumentach, to podczas zapisywania plików z fakturami i rachunkami od razu odpowiednio je nazywaj. W przypadku faktur przychodowych najlepiej pozostawić ich numery, dzięki czemu będą odpowiednio uszeregowane i łatwo dostępne. Jeżeli chodzi o faktury kosztowe, to tutaj lepiej niewiele mówiące nam numery dokumentów zastąpić czytelnymi nazwami, takimi jak np. „Oprogramowanie pocztowe”, „Abonament na magazyn”, „Hosting” itd.
4. Znajdź miejsce dla dokumentów papierowych
Choć świat idzie w stronę cyfryzacji, jeszcze nieraz natrafisz w punktach handlowych i usługowych na klasyczne faktury papierowe. Co z nimi robić? Na początek – odpowiednio przechowywać. Na temat organizacji firmowego archiwum przeczytasz więcej we wpisie „Jak przechowywać dokumenty firmowe?”, natomiast w skrócie podpowiem, że musisz dla dokumentów z danego miesiąca znaleźć jedno miejsce przechowywania – skoroszyt, segregator, pojemnik archiwizacyjny – w którym na bieżąco będziesz gromadzić wszystkie papiery, jakie finalnie musisz dostarczyć biuru księgowemu. Na razie tylko je gromadź i nie skanuj pojedynczo – tym zajmiemy się później.
5. Wyznacz dzień na porządki w papierach
Nie da się ukryć – dzień, w którym musisz zająć się dokumentami, kiedyś nadejdzie. Ale jeśli wypełniasz skrupulatnie poprzednie punkty i odpowiednio dbasz o porządek w swoich papierach, nie musisz się obawiać – pójdzie Ci szybko i sprawnie.
Miej z góry ustalony dzień – np. trzeci dzień miesiąca – w którym poświęcisz czas na zajęcie się właśnie swoimi dokumentami firmowymi. Na początek zdigitalizuj wszystkie papiery zgromadzone w teczce czy skoroszycie. Możesz to zrobić za pomocą skanera, aparatu w telefonie lub aplikacji do skanowania na smartfony (np. Scanbot) – zaletą tego ostatniego rozwiązania jest błyskawiczne generowanie pliku PDF.
Następnym krokiem jest umieszczenie zeskanowanych dokumentów w odpowiednich folderach i przejrzenie wszystkich zgromadzonych plików. W tym miejscu musisz skontrolować, czy liczba faktur przychodowych zgadza się z tą w programie do wystawiania faktur (jeśli takowego używasz), czy liczba skanów zgadza się ze stanem faktycznym, czy zgromadziłeś wszystkie potrzebne potwierdzenia itd.
Dopiero po przejrzeniu i skontrolowaniu wszystkich dokumentów i ewentualnym uzupełnieniu braków, możesz przejść do dostarczania ich do biura rachunkowego.
6. Dostarczaj dokumenty elektronicznie
Jeżeli tylko jest to możliwe – tzn. że pozwala Ci na to umowa i że nie potrzebujesz załatwiać niczego osobiście – staraj się dostarczać dokumenty firmowe drogą elektroniczną. Spakuj wszystkie pliki z danego miesiąca w jeden (np. za pomocą programu WinRar) i dostarcz mailem lub inną drogą elektroniczną, jaką udostępnia Twoje biuro (np. poprzez dedykowaną platformę do przesyłania dokumentów).
Działając w ten sposób zaoszczędzisz czas, unikniesz niepotrzebnego przemieszczania się i dużo sprawniej dostarczysz swoje dokumenty do właściwej osoby.
7. Rób kopie zapasowe
Tworzenie kopii zapasowych jest ważne zarówno z punktu widzenia bezpieczeństwa – awarie sprzętu nie są przecież niczym rzadkim, jak i wygody – aby mieć dostęp do plików firmowych w każdym momencie. Dlatego właśnie warto dokumenty kopiować na dysk zewnętrzny (taki jak pendrive) oraz do wirtualnej chmury. Czym jest chmura? Prywatną przestrzenią dyskową w internecie, do której mamy dostęp z poziomu komputera, smartfona i innych urządzeń mobilnych.
Przykładem rekomendowanych chmur internetowych są: OneDrive (rozwiązanie płatne, część pakietu Office), Dysk Google oraz DropBox.
8. Archiwizuj dokumenty
Na koniec warto zadbać o archiwizację wszystkich dokumentów. Nawet jeśli nie masz takiego obowiązku, to wszystkie papiery firmowe – nawet sprzed wielu lat – dobrze jest mieć pod ręką. Nie jest to szczególnie uciążliwe w przypadku dokumentów cyfrowych, dlatego w swoim komputerze oraz na dysku zewnętrznym znajdź odpowiednią przestrzeń dla starych faktur, umów, rachunków i potwierdzeń przelewów, które być może jeszcze kiedyś Ci się przydadzą.
Powodzenia!
