Co zrobić, gdy klient nie płaci? 4 sprawdzone wskazówki, jak odzyskać swoje pieniądze

Co zrobić, gdy klient nie płaci? 4 sprawdzone wskazówki, jak odzyskać swoje pieniądze

Wykonałeś pracę, a klient zapomniał Ci za nią zapłacić? Jako przedsiębiorca, właściciel biznesu lub freelancer zapewne znasz ten ból. Co możesz zrobić? Czytaj dalej i dowiedz się, jak odzyskać należność.

1.      Przypomnij się

Zacznij od wyjaśnienia sprawy. Może w natłoku obowiązków Twój kontrahent faktycznie zapomniał o tej fakturze? Może jemu też ktoś nie zapłacił i zaburzył płynność finansową? To nie jest łatwa sytuacja, ale postaraj się zachować spokój.

Napisz uprzejmego maila i zapytaj, co się stało. Pamiętaj, aby wysłać wiadomość z potwierdzeniem odbioru i odczytania (takie opcje znajdziesz w jej ustawieniach w swojej poczcie e-mail). Dzięki temu będziesz mieć dowód, że upomniałeś się o należność.

2.      Przedsądowe wezwanie do zapłaty

Jeśli uprzejme przypomnienia nie skutkują i kontrahent nadal nie płaci, czas skorzystać z formalnych środków. Pierwszym z nich jest przedsądowe wezwanie do zapłaty. Wyślij je pocztą (koniecznie listem poleconym z potwierdzeniem odbioru!) na adres firmy klienta.

Jeśli przesyłka nie dotrze, wyślij wezwanie również pocztą elektroniczną, także z potwierdzeniem odbioru i przeczytania.

Wzór takiego wezwania z łatwością znajdziesz w internecie. Pamiętaj, aby w dokumencie znalazły się:

  • Twoje dane (czyli dane wierzyciela),
  • dane Twojego klienta (czyli dłużnika),
  • kwota na fakturze (wysokość roszczenia),
  • termin zapłaty (14 dni od otrzymania wezwania),
  • podstawa prawna, na jakiej domagasz się zapłaty (czyli data, numer, tytuł umowy oraz data i numer faktury),
  • sposób, w jaki klient ma Ci zapłacić (np. przelew na wskazany numer konta),
  • konkretna informacja, że pismo jest ostatecznym wezwaniem przedprocesowym.

3.      Odzyskaj zapłacony VAT

Minęło już 90 dni od określonego na fakturze lub w umowie terminu płatności? Możesz skorzystać z tzw. ulgi na złe długi. O tym, jak to zrobić, przeczytasz w moim artykule: Kontrahent nie płaci? Odzyskaj zapłacony VAT!

4.      E-sąd

Jeśli przedsądowe wezwanie do zapłaty nie pomogło, zgromadź dowody i udaj się do tzw. e-sądu. To miejsce, w którym przeprowadzisz elektroniczne postępowanie upominawcze.

Nie czekaj z tym krokiem zbyt długo. Tego typu sprawy przedawniają się bardzo szybko. Jeżeli Twój klient do tej pory nie zapłacił, najpewniej nie zrobi tego dobrowolnie. Może się jednak okazać, że przekona go sądowy nakaz zapłaty i wizja komornika nad głową.

W przypadku e-sądu ważne jest to, abyś miał dowody, które potwierdzają, że wykonałeś zlecenie, czyli np.:

  • podpisany przez obie strony formularz zamówienia,
  • protokół zdawczo-odbiorczy,
  • podpisaną przez obie strony umowę dotyczącą wykonania usługi,
  • kopię korespondencji e-mail, potwierdzającą zawarcie umowy.

Istotne jest także to, czy wystawiłeś fakturę, czy dotarła do Twojego klienta i czy wysłałeś do niego przedsądowe wezwanie do zapłaty.

Ciekawostka:

wcale nie musisz przedstawiać swoich dowodów w e-sądzie. Wystarczy, że je dokładnie wymienisz i opiszesz, co zawierają.

Jeśli Twój e-pozew przekona orzekającego sędziego, sąd wyda nakaz zapłaty i wyśle go pocztą do dłużnika. Od tego momentu nieuczciwy kontrahent będzie miał 14 dni na zapłatę. W przeciwnym razie sprawa trafi do komornika.

Na dodatek, klienta, który nie płaci wykonawcom, czekają także inne nieprzyjemności, o których pisałam w poniższym artykule: Nie płacisz swoim kontrahentom? Niestety poniesiesz konsekwencje podatkowe.

Masz pytanie dotyczące artykułu lub prowadzenia działalności? Wyślij je przez formularz!

Dlaczego warto założyć firmę?

Jesteś freelancerem i przytłacza Cię liczba umów do podpisania z kolejnymi zleceniodawcami? A może jesteś świetnym fachowcem i masz poczucie, że etat Cię ogranicza? Czujesz, że pora zrobić duży krok naprzód i rozwinąć skrzydła? Niewykluczone, że rozwiązaniem Twoich...

Jak zdobyć dofinansowanie dla firmy?

Wiele osób decydujących się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej zastanawia się nad sposobami pozyskiwania środków na start. Inne – prowadzące biznes już jakiś czas – poszukują z kolei wsparcia w rozwoju swojej firmy. W naszym kraju od lat funkcjonują...

Optymalizacja podatkowa – jak płacić niższe podatki?

„W jaki sposób uniknąć płacenia podatków?”, „Co zrobić, żeby podatki były jak najniższe?”, „Czy podatków można nie płacić wcale?” – oto jedne z pytań, które księgowe otrzymują regularnie – zarówno od początkujących przedsiębiorców, jak i tych bardziej doświadczonych....

Jak zorganizować pracę z domu?

  Praca zdalna to temat doskonale znany freelancerom oraz osobom prowadzącym jednoosobowe działalności gospodarcze. W ostatnim czasie temat ten stał się bliski także wielu polskim pracownikom, którzy zmuszeni byli przenieść się z obowiązkami zawodowymi do...

5 błędów początkujących przedsiębiorców

  Zakładasz firmę i wypełnia Cię entuzjazm. Oczami wyobraźni widzisz siebie jako właściciela prężnie działającego biznesu – chwalisz się wizytówkami, dopieszczasz stronę internetową, myślisz o sobie jako o przedsiębiorcy, który może zawojować świat (albo...

Jak zmienić formę opodatkowania w 2020 roku?

Prowadzisz firmę i chciałbyś zmienić formę opodatkowania w roku 2020? Masz czas do 20 lutego! Jedną z decyzji, jaką musimy podjąć w momencie zakładania działalności gospodarczej jest wybranie formy opodatkowania. Do wyboru mamy: opodatkowanie na zasadach ogólnych...

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Choć jeszcze kilka lat temu zakładanie firmy w Polsce kojarzyło się ze staniem w kolejkach i wypełnianiem stosów papierów, obecne rozwiązania mocno upraszczają sprawę i tak naprawdę zdecydowaną większość formalności załatwimy drogą internetową. Jeżeli myślisz o...

Czym różni się przychód od dochodu?

Jaka jest różnica między przychodem a dochodem – jak się okazuje, to zagadnienie sprawia problem wielu osobom, również prowadzącym działalność gospodarczą, które mylą oba te pojęcia lub stosują je zamiennie, uważając za tożsame. W rzeczywistości różnica między nimi...

Jak zadbać o finanse w jednoosobowej działalności?

Jednym z największych wyzwań początkujących przedsiębiorców jest znalezienie balansu pomiędzy życiem osobistym i pracą, a co za tym idzie – również rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych. Brak wyraźnej granicy między nimi powoduje, że właściciel działalności...

NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 r.

      Zakaz wystawiania faktur do paragonów bez NIP od 1 stycznia 2020 r.    Od 01.01.2020 r., w przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej, fakturę na rzecz podatnika (firmy) można wystawić wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający...

Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Dokumentacja firmowa i jej odpowiednie przechowywanie to nie byle jaka kwestia. Prawo wymaga od nas, byśmy przez konkretny okres czasu składowali wszystkie niezbędne dokumenty. Na początku działalności wydaje się, że wystarczą na to jeden czy dwa segregatory, ale z...

Samodzielnie czy z biurem – jak prowadzić księgowość?

  Każda osoba zakładająca działalność gospodarczą staje przed tymi samymi dylematami, co inni – jaką formę opodatkowania wybrać, czy i gdzie założyć konto firmowe, w których miejscach się reklamować itd. Nie mniej istotną kwestią pozostaje jednak to, w jaki...

Biała lista podatników VAT – co trzeba wiedzieć

  Od 1 września 2019 r. funkcjonuje tzw. biała lista podatników VAT. Można ją znaleźć pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/   Baza ta informuje m. in. czy dany podatnik jest zarejestrowany do VAT, jeśli nie, to z jakiego...

Biuro rachunkowe – ceny

W końcu jest! Moja własna, wymarzona firma.   Czy nie takie radosne myśli krążyły Ci po głowie w dniu, kiedy dopełniłeś wszystkich formalności związanych z rejestracją firmy? Też tak miałam. Zawsze będę pamiętać początki mojej działalności. Różni nas tylko jedno....

Kontrahent nie płaci? Odzyskaj zapłacony VAT!

Procedura odzyskiwania VAT od faktur sprzedaży, które nie zostały opłacone przez naszych kontrahentów nie jest niczym nowym. To tzw „ulga na złe długi”. Z początkiem 2019 roku weszły jednak w życie zmiany, które ułatwią korzystanie z ulgi w praktyce. Jak więc wygląda...

Wypłata wynagrodzenia na rachunek bankowy

Od stycznia 2019 r. zmieniają się zasady wypłaty wynagrodzenia za pracę. Podstawową formą wypłaty wynagrodzenia będzie przelew na rachunek bankowy. Wypłata w formie gotówkowej będzie możliwa tylko wtedy, gdy pracownik złoży pisemny wniosek w tej sprawie. Do 21...