Jednym z największych wyzwań początkujących przedsiębiorców jest znalezienie balansu pomiędzy życiem osobistym i pracą, a co za tym idzie – również rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych.
Brak wyraźnej granicy między nimi powoduje, że właściciel działalności tak naprawdę nie wie, ile pieniędzy posiada, ile zarabia i wydaje, a dodatkowo często dysponuje środkami, które de facto nie należą do niego.
Dziś odpowiadam na pytanie, jak temu zapobiec i jak zadbać o finanse w małej firmie.
Konto firmowe – tak czy nie?
Posiadanie oddzielnego rachunku firmowego to nie tylko duża wygoda, ale też najczęściej jedyne w pełni legalne rozwiązanie, jeśli weźmie się pod uwagę fakt, iż większość banków nie zezwala na wykorzystywanie konta osobistego na potrzeby działalności gospodarczej.
Ponadto każdy przedsiębiorca (np. zamawiający u nas usługę) ma prawo skorzystać z mechanizmu „split payment” (podzielonej płatności) i jeżeli nie będziemy posiadali rachunku firmowego, to płatność nie zostanie sfinalizowana. W praktyce oznacza to tyle, że choć prawo nie nakłada na przedsiębiorcach obowiązku posiadania rachunku firmowego, to w rzeczywistości trzeba je mieć.
Oddzielne konto dla działalności gospodarczej jest jednak rozwiązaniem na tyle wygodnym, że nie ma sensu długo się nad jego założeniem zastanawiać. Obecnie na rynku usług bankowych konkurencja jest tak duża, że większość instytucji oferuje bezpłatne prowadzenie konta oraz szereg usług dodatkowych, takich jak programy do faktur, zwroty za transakcje, premie czy zniżki na leasing.
Dodatkowo posiadanie oddzielnego konta pozwala na czytelne oddzielenie finansów prywatnych od firmowych i może okazać się niezbędne przy staraniach o kredyt na rozwój działalności.
Zarządzanie budżetem w małej firmie
Jeżeli chcemy zachować pełną kontrolę nad finansami, warto wypracować kilka przydatnych nawyków, takich jak:
- Planowanie budżetu z wyprzedzeniem i zakładanie z góry, ile pieniędzy potrzebujemy na stałe opłaty związane z prowadzeniem działalności (takie jak ZUS, księgowość czy oprogramowanie) oraz na budowanie oszczędności.
- Wypłacanie sobie wynagrodzenia i przelewanie go na konto osobiste – tak, by nie sięgać spontanicznie po środki firmowe na prywatne zachcianki.
- Korzystanie z subkonta oszczędnościowego i przelewanie na nie środków potrzebnych na opłacenie VAT i PIT – natychmiast po otrzymaniu płatności np. za wykonaną usługę. To pozwoli na uniknięcie wydawania pieniędzy, które w niedługim czasie i tak będziemy musieli przesłać do Urzędu Skarbowego. Ewentualne nadwyżki, wynikające z ponoszenia kosztów działalności, warto dalej gromadzić na koncie oszczędnościowym, by posiadać środki na potrzeby inwestycji i rozwoju oraz na tzw. „czarną godzinę” i momenty przestoju w działalności.
- Pilnowanie terminów płatności w celu uniknięcia karnych odsetek i nieprzyjemności związanych z zaległościami.
Tych kilka rad powinno wystarczyć początkującemu przedsiębiorcy, który chciałby zapanować nad finansami firmowymi i w pełni kontrolować wpływy, wydatki oraz przyszłość finansową – swoją i swojej firmy.
