Jak zatrudnić pracownika z zagranicy na umowie?

wrz. 30, 2021 | zatrudnianie

Polska należy do krajów z dużymi potrzebami zarówno w zakresie zatrudniania pracowników fizycznych, jak i specjalistów z wysokimi kwalifikacjami.  Coraz liczniejsi pracodawcy mają problem z obsadzeniem stanowisk pracy lokalnymi pracownikami, stąd coraz chętniej sięgają po pracowników z zagranicy. W niektórych przypadkach wiąże się to z koniecznością spełniania określonych formalności przez pracodawcę. Te same zasady obowiązują bez względu na planowaną formę zatrudnienia – może to być umowa o pracę, umowa zlecenia czy kontrakt menedżerski w związku z pełnieniem funkcji w zarządzie osoby prawnej.

Czy Polska jest popularnym miejscem pracy dla obcokrajowców?

Według danych statystycznych GUS, szacowana liczba cudzoziemców w Polsce przekroczyła na koniec 2019 r. dwa miliony osób. Do tamtego czasu obserwowano też systematyczny wzrost liczby wydawanych zezwoleń na pracę. W 2020 r. ze względu na epidemię wydano mniej zezwoleń na pracę cudzoziemcom niż w roku poprzednim. Zdecydowaną większość z nich otrzymali obywatele Ukrainy. Zgodnie z danymi Urzędu do Spraw Cudzoziemców, z 457 tys. cudzoziemców, którzy 1 stycznia 2021 r. posiadali ważne dokumenty pobytowe, największe grupy stanowili obywatele Ukrainy, Białorusi, Niemiec, Rosji, Wietnamu i Indii. Rzadziej na pobyt w Polsce decydowali się Włosi, Gruzini, Chińczycy i Brytyjczycy. Były to osoby zarówno z różnych kierunków geograficznych, jak i o różnym statusie pobytu, stąd podlagające różnym przepisom w zakresie zatrudnienia na polskim rynku pracy.

Z pracownikami z Unii Europejskiej sprawa jest prosta

Osoba posiadająca obywatelstwo państwa członkowskiego UE lub państwa, z którym UE zawarła umowę o swobodnym przepływie pracowników, może być zatrudniona w Polsce bez konieczności posiadania zezwolenia na pracę. Obywatel UE może przebywać w każdym z państw członkowskich w celu wykonywania pracy i być legalnie zatrudniony bez konieczności wypełnienia żadnych dodatkowych wymogów czy formalności. Oznacza to, że pracownik przyjeżdżający np. z Czech czy Portugalii podlega tym samym zasadom w państwie przyjmującym jak obywatele Polski. Podlega też tym samym przepisom krajowego porządku prawnego, w związku z tym składki na ubezpieczeni społeczne odprowadzane są tak samo jak dla pozostałych pracowników. W zakresie składek na podatek dochodowy cudzoziemcy pracujący w Polsce mogą być traktowani jako rezydenci lub jako nierezydenci w zależności od miejsca zamieszkania podatnika w rozumieniu ustaw podatkowych.

Co z zatrudnieniem osoby spoza UE?

Warunkiem ubiegania się o zezwolenie na pracę jest przede wszystkim ważny dokument legalizujący pobyt cudzoziemca na terytorium RP w związku z wykonywaniem pracy (np. wiza, zezwolenie na zamieszkanie, karta pobytu członka rodziny obywatela UE). O wydanie takiego zezwolenia powinien zawnioskować pracodawca do wojewody właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Uzyskane w ten sposób zezwolenie na pracę nie pozwala jednak na podejmowanie każdego zatrudnienia w Polsce. Dotyczy tylko wskazanego rodzaju pracy u konkretnego pracodawcy, który wnioskował o zezwolenie na pracę. 

Składając taki wniosek pracodawca musi przedstawić dodatkowo informację o podjętych przez niego działaniach w zakresie powierzenia pracy, która jest przedmiotem wniosku, obywatelowi polskiemu lub cudzoziemcowi niepodlegającemu obowiązkowi posiadania zezwolenia. Odbywa się to zazwyczaj przez przeprowadzenie tzw. testu rynku pracy przez Powiatowy urząd pracy właściwy dla siedziby pracodawcy. Celem tej procedury jest sprawdzenie, czy potrzeby kadrowe pracodawcy mogą być zaspokojone na lokalnym rynku pracy, w ramach rekrutacji prowadzonej przez urząd pracy. Jeśli przy przeglądaniu ofert pracy w PUP-ach zauważyliście dużo ofert pracy ze znajomością języka wietnamskiego lub chińskiego, to właśnie w ten sposób odbywa się testowanie rynku pracy 🙂 Zostały przewidziane od tej zasady jednak pewne wyjątki, o których poniżej.

Szczególne zasady dla pracowników z Ukrainy i Białorusi

Pracownicy zza wschodniej granicy to często dla polskich przedsiębiorców jedyna szansa na obsadzenie wolnych wakatów. Przy zatrudnianiu ich obowiązują szczególne zasady. Obywatele Armenii, Białorusi, Gruzji, Mołdawii, Rosji lub Ukrainy mogą zostać zatrudnieni na podstawie procedury uproszczonej – oświadczenia pracodawcy o powierzeniu wykonywania pracy, bez konieczności ubiegania się o zezwolenie na pracę. Dużym ograniczeniem jest tutaj jednak okres zatrudnienia okres zatrudnienia – nie może on przekroczyć 6 miesięcy w ciągu kolejnych 12 miesięcy. Przy dłuższym zatrudnieniu potrzebne będzie pozwolenie na pracę uzyskane w standardowej procedurze. 

W momencie złożenia oświadczenia nie kończą się jednak obowiązki pracodawcy. Po pozytywnym rozpatrzeniu sprawy przez urząd i wpisaniu oświadczenia do ewidencji pracodawca musi wysłać informację do PUP-u o tym, czy ostatecznie cudzoziemiec podjął zatrudnienie, a potem podpisać z nim umowę na warunkach określonych w oświadczeniu i odprowadzać właściwe składki tak jak w przypadku pozostałych pracowników.

Dodatkowo zezwolenie na pracę nie jest wymagane w kilku szczególnych przypadkach, np. od osoby posiadającej status uchodźcy nadany w Polsce, a także osoby posiadającej zezwolenie na osiedlenie się w Polsce. Od grudnia 2020 r. do kategorii cudzoziemców uprawnionych do wykonywania pracy bez konieczności posiadania zezwolenia dodano osoby posiadające wizę wydaną ze względów humanitarnych, a także wizę z adnotacją Poland Business Harbour (to specjalny program rządowy dla obywateli Białorusi ułatwiający specjalistom IT, start-upom i innym firmom relokację na terytorium Polski). Wspomniane zmiana wprowadziły ułatwienie przede wszystkim dla osób z Białorusi będących w posiadaniu takich wiz, którzy obecnie mogą podejmować legalnie zatrudnienie w Polsce lub łatwiej przenosić swoje firmy z Białorusi do Polski.

Wysokie kwalifikacje – fast track do legalnej pracy w Polsce

Cudzoziemcy, których pracodawca planuje zatrudnić na stanowiskach wymagających wysokich kwalifikacji mogą starać się o zezwolenie na pobyt czasowy w celu wykonania pracy w zawodzie wymagającym wysokich kwalifikacji (tzw. niebieska karta). Jest on rozumiany jako zawód wymagający od cudzoziemca ukończenia studiów wyższych albo posiadania przez niego co najmniej 5-letniego doświadczenia zawodowego na poziomie porównywalnym z poziomem kwalifikacji uzyskanych w wyniku ukończenia studiów wyższych, które są niezbędne do wykonywania pracy w danym zawodzie.

Dodatkowymi warunkami są długość trwania umowy z pracodawcą, która powinna być zawarta co najmniej na rok, a także wysokość minimalnego wynagrodzenia, która nie może być niższa niż równowartość 150% kwoty przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej w roku poprzedzającym zawarcie umowy. Zgodnie z komunikatem ogłaszanym przez Prezesa GUS przeciętne wynagrodzenie w 2020 r. wyniosło w Polsce 5167,47 zł brutto. Oznacza to, że wynagrodzenie pracownika z zagranicy o wysokich kwalifikacjach ubiegającego się o zezwolenie na pobyt czasowy nie może być w 2021 r. niższe niż 7751,21 zł brutto.

Zmiany w przepisach spowodowane epidemią COVID

W wyniku epidemii i związanych z tym trudności w przemieszczaniu się miedzy krajami, wprowadzono szczególne przepisom które pozwoliły zachować pracodawcom ciągłość zatrudnienia. Cudzoziemcy, którzy w marcu 2020 r., w dniu ogłoszenia stanu zagrożenia epidemicznego, przebywali legalnie w Polsce mogli kontynuować swoją pracę, gdyż przedłużono im z mocy prawa legalność pobytu oraz ważność tytułów do pracy (np. wizy czy zezwolenia na pracę).

Po zmianach przepisów zezwolenia na pracę w Polsce nie potrzebują też lekarze, dentyści, pielęgniarki i ratownicy medyczni z zagranicy, którzy posiadają prawo wykonywania zawodu. Nowe zasady w odniesieniu do tych zwodów będą obowiązywać również po zakończeniu epidemii ze względu na permanentne i długofalowe braki kadrowe w tych zawodach.

Jak zadbać o sukcesję w firmie rodzinnej?

Stwierdziłeś, że nadszedł już czas, żeby przekazać ster w firmie nowemu pokoleniu? Zastanawiasz się  od czego zacząć i komu przekazać firmę? Jak przygotować skuteczny plan sukcesji? Kiedy i po co wyznaczyć zarządcę sukcesyjnego w Twojej firmie? Czy znacie stare...

Dlaczego warto założyć firmę?

Jesteś freelancerem i przytłacza Cię liczba umów do podpisania z kolejnymi zleceniodawcami? A może jesteś świetnym fachowcem i masz poczucie, że etat Cię ogranicza? Czujesz, że pora zrobić duży krok naprzód i rozwinąć skrzydła? Niewykluczone, że rozwiązaniem Twoich...

Jak zdobyć dofinansowanie dla firmy?

Wiele osób decydujących się na założenie jednoosobowej działalności gospodarczej zastanawia się nad sposobami pozyskiwania środków na start. Inne – prowadzące biznes już jakiś czas – poszukują z kolei wsparcia w rozwoju swojej firmy. W naszym kraju od lat funkcjonują...

Optymalizacja podatkowa – jak płacić niższe podatki?

„W jaki sposób uniknąć płacenia podatków?”, „Co zrobić, żeby podatki były jak najniższe?”, „Czy podatków można nie płacić wcale?” – oto jedne z pytań, które księgowe otrzymują regularnie – zarówno od początkujących przedsiębiorców, jak i tych bardziej doświadczonych....

Jak zorganizować pracę z domu?

  Praca zdalna to temat doskonale znany freelancerom oraz osobom prowadzącym jednoosobowe działalności gospodarcze. W ostatnim czasie temat ten stał się bliski także wielu polskim pracownikom, którzy zmuszeni byli przenieść się z obowiązkami zawodowymi do...

5 błędów początkujących przedsiębiorców

  Zakładasz firmę i wypełnia Cię entuzjazm. Oczami wyobraźni widzisz siebie jako właściciela prężnie działającego biznesu – chwalisz się wizytówkami, dopieszczasz stronę internetową, myślisz o sobie jako o przedsiębiorcy, który może zawojować świat (albo...

Jak zmienić formę opodatkowania w 2020 roku?

Prowadzisz firmę i chciałbyś zmienić formę opodatkowania w roku 2020? Masz czas do 20 lutego! Jedną z decyzji, jaką musimy podjąć w momencie zakładania działalności gospodarczej jest wybranie formy opodatkowania. Do wyboru mamy: opodatkowanie na zasadach ogólnych...

Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą?

Choć jeszcze kilka lat temu zakładanie firmy w Polsce kojarzyło się ze staniem w kolejkach i wypełnianiem stosów papierów, obecne rozwiązania mocno upraszczają sprawę i tak naprawdę zdecydowaną większość formalności załatwimy drogą internetową. Jeżeli myślisz o...

Czym różni się przychód od dochodu?

Jaka jest różnica między przychodem a dochodem – jak się okazuje, to zagadnienie sprawia problem wielu osobom, również prowadzącym działalność gospodarczą, które mylą oba te pojęcia lub stosują je zamiennie, uważając za tożsame. W rzeczywistości różnica między nimi...

Jak zadbać o finanse w jednoosobowej działalności?

Jednym z największych wyzwań początkujących przedsiębiorców jest znalezienie balansu pomiędzy życiem osobistym i pracą, a co za tym idzie – również rozdzielenie finansów firmowych od prywatnych. Brak wyraźnej granicy między nimi powoduje, że właściciel działalności...

NIP na paragonie od 1 stycznia 2020 r.

      Zakaz wystawiania faktur do paragonów bez NIP od 1 stycznia 2020 r.    Od 01.01.2020 r., w przypadku sprzedaży zarejestrowanej na kasie fiskalnej, fakturę na rzecz podatnika (firmy) można wystawić wyłącznie, jeżeli paragon potwierdzający...

Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Dokumentacja firmowa i jej odpowiednie przechowywanie to nie byle jaka kwestia. Prawo wymaga od nas, byśmy przez konkretny okres czasu składowali wszystkie niezbędne dokumenty. Na początku działalności wydaje się, że wystarczą na to jeden czy dwa segregatory, ale z...

Samodzielnie czy z biurem – jak prowadzić księgowość?

  Każda osoba zakładająca działalność gospodarczą staje przed tymi samymi dylematami, co inni – jaką formę opodatkowania wybrać, czy i gdzie założyć konto firmowe, w których miejscach się reklamować itd. Nie mniej istotną kwestią pozostaje jednak to, w jaki...

Biała lista podatników VAT – co trzeba wiedzieć

  Od 1 września 2019 r. funkcjonuje tzw. biała lista podatników VAT. Można ją znaleźć pod adresem: https://www.podatki.gov.pl/wykaz-podatnikow-vat-wyszukiwarka/   Baza ta informuje m. in. czy dany podatnik jest zarejestrowany do VAT, jeśli nie, to z jakiego...

Biuro rachunkowe – ceny

W końcu jest! Moja własna, wymarzona firma.   Czy nie takie radosne myśli krążyły Ci po głowie w dniu, kiedy dopełniłeś wszystkich formalności związanych z rejestracją firmy? Też tak miałam. Zawsze będę pamiętać początki mojej działalności. Różni nas tylko jedno....

Kontrahent nie płaci? Odzyskaj zapłacony VAT!

Procedura odzyskiwania VAT od faktur sprzedaży, które nie zostały opłacone przez naszych kontrahentów nie jest niczym nowym. To tzw „ulga na złe długi”. Z początkiem 2019 roku weszły jednak w życie zmiany, które ułatwią korzystanie z ulgi w praktyce. Jak więc wygląda...