Jak przechowywać dokumenty firmowe?

Dokumentacja firmowa i jej odpowiednie przechowywanie to nie byle jaka kwestia. Prawo wymaga od nas, byśmy przez konkretny okres czasu składowali wszystkie niezbędne dokumenty. Na początku działalności wydaje się, że wystarczą na to jeden czy dwa segregatory, ale z czasem papierów jest coraz więcej i zorientowanie się w nich staje się coraz trudniejsze. Jakie dokumenty mamy obowiązek przechowywać i jak zorganizować firmowe archiwum – o tym poniżej.

Jakie dokumenty firmowe mamy obowiązek przechowywać?

Przez okres pięciu lat – licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku – przechowujemy dokumenty dla Urzędu Skarbowego, takie jak:

Podatkowa księga przychodów i rozchodów
Inne ewidencje oraz rejestry prowadzone dla celów podatkowych, np. rejestry VAT
Deklaracje VAT i PIT
Dowody księgowe (np. faktury i rachunki)
Potwierdzenia zapłaty
Protokoły

Również przez okres pięciu lat – licząc od daty złożenia – przechowujemy dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. UWAGA! Dokumenty rozliczeniowe przekazane do ZUS przed końcem 2011 roku przechowujemy przez dziesięć lat.

Jak zorganizować firmowe archiwum?

Do przygotowania archiwum na potrzeby małej firmy czy jednoosobowej działalności przyda się zaopatrzenie w materiały biurowe, takie jak:

Skoroszyty
Segregatory
Teczki
Koszulki
Pojemniki archiwizacyjne

Przy ich użyciu warto opracować konkretny system, który pozwoli na łatwe poruszanie się wśród dokumentów. Zaczynamy od szczegółu do ogółu – najpierw ustalamy, jak zadbamy o poszczególne papiery. Tutaj niezbędne okazują się przezroczyste koszulki, które zabezpieczają przed czynnikami zewnętrznymi. Kolejnym krokiem jest umieszczenie dokumentów w odpowiednich teczkach, segregatorach czy skoroszytach. Najwygodniejszą formą przechowywania są segregatory, które łatwo opisać na grzbiecie, łatwo przejrzeć i wśród których można wprowadzić prosty kod kolorystyczny (tzn. dla dokumentów jednego typu zawsze wybierać segregatory w tym samym kolorze).

Po zakończeniu roku podatkowego wszystkie dokumenty, które nie będą już potrzebne, warto umieścić w pojemnikach archiwizacyjnych – kartonowych, plastikowych czy metalowych – odpowiednio opisać i umieścić w bezpiecznym miejscu wolnym od wilgoci oraz niedostępnym dla osób trzecich.

Dlaczego porządkowanie dokumentów w firmie jest ważne?

W związku z tym, że w każdej chwili możemy potrzebować pojedynczego dokumentu sprzed kilku lat – czy to na własne potrzeby czy też na życzenie urzędu – ważne jest, by wszelkie papiery firmowe były nie tylko odpowiednio zabezpieczone, ale też dobrze opisane i mądrze skatalogowane. To pozwoli na zaoszczędzenie czasu i nerwów. A każdy przedsiębiorca wie, że i czas, i spokojna głowa są w biznesie bardzo ważne.